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Termes & Conditions

1. INTRODUCTION

1.1 Par la signature des présentes, le client accepte les conditions et clauses suivantes s’appliquant lors de la fourniture d’un service par À l’Orée des Champs [ci-après nommé « l’entreprise »];

1.2 Tous les prix mentionnés dans une offre de service, une soumission ou tout autre document ou communication provenant d’un employé ou d’un représentant de l’entreprise, outre la facture, sont indiqués avant taxes. Les taxes applicables sont en sus des prix mentionnés, à moins d’indications contraires explicites;

1.3 Les représentants de l’entreprise se réservent le droit de modifier le prix établi dans l’offre de service ou la soumission dans l’éventualité où les fluctuations du marché et les prix des fournisseurs alimentaires augmentent. Le prix ne pourra toutefois pas être modifié moins de 30 jours francs avant la date de l’événement;

1.4 L’expression « le client » est utilisé afin d’alléger le texte et a pour objet d’identifier toute(s) personne(s) requérant les services de l’entreprise dans le cadre du présent contrat;

1.5 Le présent contrat remplace et annule tout autre contrat, entente ou stipulation, écrit ou verbal, intervenu entre les parties, pour quelque évènement que ce soit, et ce à compter de la signature des présentes.

2. DÉPÔT, ACOMPTE ET ANNULATION

2.1 Un dépôt de 750 $ devra être remis lors de la signature des présentes, ce qui permet de garantir la réservation de la date et de la salle;

  • 2.2 Ce dépôt sera remboursé au client au plus tard sept (7) jours francs après l’événement, dans la seule éventualité où toutes les conditions suivantes sont respectées :
    • 2.2.1 L’événement n’a pas été annulé et a eu lieu au moment convenu;
    • 2.2.2 Les représentants de l’entreprise n’ont relevé aucun bris, vol ou vandalisme à l’égard des biens de l’entreprise suite à l’événemen et ont respecté la clause 7.7 concernant la gestion des déchetst;
    • 2.2.3 Le client et/ou ses convives ont respecté les clauses 8.1 et 8.5 concernant l’interdiction de détenir et/ou de consommer des consommations alcoolisées autres que celles vendues par l’entreprise;
    • 2.2.4 Le client a payé tous les frais et factures reliés à l’événement;
  • 2.3 Le dépôt pourra être utilisé par le client pour le paiement de la dernière facture, sous réserves et seulement si aucun problème n’est survenu concernant l’une ou l’autre des clauses 2.2.1 à 2.2.4.;
  • 2.4 Les acomptes devront être versés selon les modalités suivantes :
    • 2.4.1 Un acompte d’un montant représentant 50 % du montant estimé pour les biens et services énumérés dans l’offre de service, taxes incluses, doit être remis au plus tard 30 jours francs avant la date de l’événement;
    • 2.4.2 Un acompte additionnel d’un montant représentant 25 % du montant estimé pour les biens et services énumérés dans l’offre, taxes incluses, doit être remis au plus tard sept (7) jours frans avant la date de l’évènement;
    • 2.4.3 Un dernier acompte d’un montant représentant 25 % du montant estimé pour les biens et services énumérés dans l’offre, taxes incluses, doit être remis au plus tard la veille de l’évènement;
    • 2.4.4 Ces acomptes seront remboursés dans la seule éventualité où le service ne peut être fourni suite à une décision provenant directement des représentants de l’entreprise ou pour une cause découlant de la responsabilité de cette dernière;
    • 2.4.5 Dans l’éventualité où le client annule l’événement sept (7) jours francs ou moins avant sa tenue, 75 % des frais reliés à la nourriture et au repas devront être payées, déduction faite des acomptes versés.

3. CONFIRMATION DU NOMBRE DE CONVIVES

  • 3.1 Le client pourra modifier le nombre de convives à servir autant qu’il le voudra, et ce, jusqu’à 30 jours francs avant la date de l’événement, le nombre minimum de personnes pour la tenue d’un événement À l’Orée des Champs étant de 50 personnes;
  • 3.2 À moins de 30 jours de la date de l’évènement, le client ne pourra diminuer le nombre de convives à servir de plus de 25 %;
  • 3.3 Le client doit confirmer le nombre exact de convives à servir au plus tard sept (7) jours francs avant la date de l’événement, tout en respectant de la clause précédente;
  • 3.4 Le nombre de convives utilisé pour calculer le montant facturé sera le plus élevé entre le nombre de convives confirmé par le client selon la clause 3.3 et le nombre de convives servis.

4. FRAIS

  • 4.1 Un frais de service minimal de 15 % du montant total avant taxe de la nourriture et du bar sera applicable lorsqu’il y aura un ou plusieurs items servis directement aux convives ou aux tables, et ce, même si la commande comprend des items qui ne sont pas servis ainsi;
  • 4.2 Lorsque le client souhaite que son événement soit privé, un frais de salle et d’administration* sera applicable selon le barème suivant :
    • 4.2.1 1000$ pour une événement de moins de 60 convives;
    • 4.2.2 500 $ pour un événement de plus de 60 convives;

    *Le frais administratif de base est lié à la préparation de la salle, au ménage du site ainsi qu’aux frais inhérants à la gestion de l’événement;

  • 4.3 Lorsque le client souhaite décorer la salle et/ou installer quelques accessoires que ce soit, un frais de montage est applicable selon le barème suivant, sous réserve et en respect de la clause 7.4 :
    • 4.4.1 Si le montage de la décoration et/ou des accessoires est fait par le client, un frais de 20 $ par heure passée sur place est ajouté;
    • 4.4.2 Si le montage de la décoration et/ou des accessoires est fait par les représentants et/ou les employés de l’entreprise, un frais de 50 $ par heure nécessaire au montage est ajouté;
    • 4.4.3 Les mêmes frais sont applicables pour le démontage et le retrait des décorations ou accessoires, dépendamment s’il est fait par le client ou un employé de l’entreprise;
    • 4.4.4 Le jour de l’événement, si les services d’un employé sont requis en dehors des heures normales prévues ou si le client requiert une assistance, pour quelque raison que ce soit, un frais supplémentaire de 25 $ par heure par employé est ajouté;
  • 4.5 L’établissement dispose d’éléments de décoration conçus pour le bâtiment qui peuvent être loués aux clients selon la charte de prix suivants :
    • 4.5.1 Rideaux blancs pour les fenêtres – 60 $;
    • 4.5.2 Ciel de lumières – 250 $ (Inclus les rideaux);
    • 4.5.3 Système de voilage – 400 $ (Inclus rideaux et lumières);
    • 4.5.4 Nappes de tissu blanches – 4,75 $ l’unité;
    • 4.5.5 Littos (serviettes de table) – 0,75 $ l’unité;
  • 4.6 La fermeture de l’établissement est prévue pour 1h00 AM. Il est possible de repousser l’heure de la fermeture jusqu’à 3h00 AM, moyennant un frais de 50 $ par heure supplémentaire.

5. FACTURATION ET PAIEMENT

  • 5.1 Dans l’éventualité où des ajouts sont apportés à la commande ou au service lors de l’événement même, augmentant le coût du service par rapport aux acomptes versés par le client et/ou au montant estimé, une facture finale sera transmise au client au plus tard 48 heures après l’évènement et devra être acquittée sans délai, le jour même de la transmission de ladite facture;
  • 5.2 Sous réserves des acomptes à verser selon les modalités susmentionnées, toute facturation est payable le jour même de son émission, Après ce délai, tout solde impayé portera des intérêts au taux annuel de 18 % (1,5 % par mois). Le seul écoulement du temps aura pour effet de constituer le client en demeure, sans qu’un avis ou mise en demeure ne soit nécessaire;
  • 5.3 Le client accepte de fournir un numéro de carte de crédit valide à l’entreprise et consent à ce que les sommes dues au terme de la facture finale soient prélevées sur cette carte de crédit le jour de l’émission de ladite facture;
  • 5.4 Toutes les personnes identifiées au présent contrat comme étant « le client » sont tenues solidairement envers l’entreprise pour toutes les sommes dues ou pouvant être réclamées par cette dernière;
  • 5.5 Le client devra également payer une indemnité supplémentaire équivalent à 15 % du montant dû afin de compenser les honoraires extrajudiciaires encourus dans l’éventualité où le compte est remis pour perception à des tiers, s’il fait l’objet d’une mise en demeure rédigée par un avocat ou s’il fait l’objet d’une action en justice;
  • 5.6 Des frais d’administration de 45 $ seront appliqués pour tout chèque retourné ou prélèvement bancaire refusé, pour quelque raison que ce soit.

6. DÉROULEMENT DE L’ÉVÈNEMENT

  • 6.1 Sous réserves de toute autre entente écrite entre les parties, le site de l’entreprise sera accessible à compter de 11h00 le jour de l’évènement;
  • 6.2 Le client devra fournir un horaire précis de son événement, établissant notamment l’heure d’arrivée des convives, l’heure de chacun des services et l’heure de toutes cérémonies ou discours prévus, le cas échéant;
  • 6.3 L’heure du service du repas devra être respectée avec précision par ce dernier. Dans l’éventualité où l’heure du service n’est pas respectée, l’entreprise ne pourra être tenue responsable d’une diminution ou d’une perte de qualité ou d’innocuités des aliments servis;
  • 6.4 Le client est responsable de déclarer aux représentants de l’entreprise et à ses employés toutes contraintes, intolérances ou allergies alimentaires des convives à servir.

7. UTILITÉS ET SERVICES DE L’ÉTABLISSEMENT

  • 7.1 L’établissement est muni d’un système de son permettant de jouer une musique d’ambiance seulement;
  • 7.2 Si le client souhaite bénéficier d’un système de son plus performant et/ou d’un service d’animateur, il est de sa responsabilité de fournir, louer et/ou installer les équipements sonores qu’il désire, sous approbation préalable des représentants de l’entreprise, le cas échéant;
  • 7.3 Il est permis d’installer des éléments de décorations, d’animation ou d’ambiance dans l’établissement, sous approbation préalable des représentants de l’entreprise seulement;
  • 7.4 Lorsque le client souhaite décorer et/ou monter la salle lui-même avant l’évènement, les conditions suivantes s’appliquent :
    • 7.4.1 Le client doit convenir avec l’entreprise du moment où il procèdera à la décoration ou montage de la salle, au plus tard sept (7) jours avant l’évènement, le choix final du moment revenant à l’entreprise;
    • 7.4.2 La décoration ou montage de la salle devra avoir lieu sur les heures d’ouverture stardards de l’entreprise (entre 9h00 et 17h00) et devra avoir une durée maximale de six (6) heures;
    • 7.4.3 Dans l’éventualité où le client ne respecte pas la clause précédente, l’entreprise se réserve le droit de facturer un frais supplémentaire discrétionnaire, en sus des frais prévus à la clause 4.4;
  • 7.5 Le client devra procéder au démontage de la salle et récupérer ses effets personnels au plus tard sept (7) jours après l’évènement, suivant les mêmes conditions que la clause 7.4. À défaut, l’entreprise procèdera elle-même au démontage, au frais du client prévus à la clause 4.4.2 et les biens non récupérés après ce délai seront réputés avoir été abandonnés et l’entreprise pourra en disposer à sa discrétion;
  • 7.6 Il est strictement défendu d’installer ou d’apporter des éléments gonflés à l’hélium ou tout autre objet pouvant rester coincé au plafond. Si des éléments restent coincés au plafond, les frais encourus pour retirer lesdits éléments seront facturés au client;
  • 7.7 Si le client prévoit avoir des éléments de décoration ou accessoires devant être lancés à l’extérieur de l’établissement ou pouvant se retrouver au sol à l’extérieur de l’établissement, ces éléments devront être obligatoirement biodégradables ou devront être entièrement ramassés par le client au moment convenu entre les parties pour le démontage, conformément à la clause 7.5;
  • 7.8 Aucune installation visant à héberger ou offrir un endroit où dormir ou passer la nuit n’est permise sur le site, à l’intérieur comme à l’extérieur, notamment, mais non limitativement, aucune tente, tente-roulotte, campeur, caravane ou motorisé. Toute installation de ce genre sera démentelée ou remorquée sans délai et au frais du client. Il est de la responsabilité du client d’informer ses convives au sujet de cette politique et de veiller à son respect;
  • 7.9 Il est strictement interdit au client et à ses convives de frapper sur les tables et mobiliers de l’entreprise et de cogner de quelque manière que ce soit sur et/ou avec la vaisselle et les ustensiles de l’entreprise. Tout bris découlant de ces faits seront facturés au client. Il est de la responsabilité du client d’informer ses convives au sujet de cette politique et de veiller à son respect;
  • 7.10 L’entreprise n’est pas responsable des biens perdus, volés ou abîmés;
  • 7.11 Le client accepte et consent à ce que l’entreprise prenne des images ou vidéos libres de droit de la décoration de la salle, son montage ou de toute utilisation faite de l’établissement, et utilise ces images ou vidéos dans un but de publicité

8. POLITIQUE CONCERNANT LA CONSOMMATION D’ALCOOL

  • 8.1 En vertu des lois et règlements en vigueur, ainsi que des permis détenus par l’entreprise, il est strictement interdit à quiconque de détenir et/ou de consommer des consommations alcoolisées autres que celles vendues par l’entreprise, et ce, tant à l’extérieur qu’à l’intérieur de l’établissement de l’entreprise;
  • 8.2 Le client et/ou les convives qui contreviendront à cette interdiction s’exposent à des poursuites judiciaires afin de notamment réparer tous les dommages pouvant découler de ce non-respect;
  • 8.3 Les personnes de tous âges ont accès à l’établissement de l’entreprise. Toutefois, en vertu des lois et règlements en vigueur, il est interdit aux personnels et aux représentants de l’entreprise de vendre et/ou autrement servir, directement ou indirectement, de l’alcool aux personnes de moins de 18 ans;
  • 8.4 En vertu des lois et règlements en vigueur, il est interdit aux personnels et aux représentants de l’entreprise de vendre et/ou autrement servir de l’alcool aux personnes en état d’ivresse;
  • 8.5 Il est de la responsabilité du client d’informer ses convives au sujet de cette politique et de veiller à son respect.

9. CONSENTEMENTÀ LA DIVULGATION ET L’UTILISATION D’INFORMATIONS PERSONNELLES

9.1 L’entreprise a à cœur la protection des renseignements personnels du client et s’engage à respecter la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25);

9.2 L’entreprise procède à la collecte de renseignements personnels du client, à savoir son nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, dans le but de convenir d’un contrat visant à fournir des services et produits lors d’un évènement organisé par le client;

9.3 Les renseignements personnels sont recueillis par le biais du présent contrat et d’échanges et interactions téléphoniques, courriels ou messages électroniques entre les représentants de l’entreprise et le client;

9.4 Par la signature de ce contrat, le client accepte de fournir les renseignements personnelles requis et consent à son utilisation de la manière susmentionnée;

9.5 Le client peut consulter la Politique de confidentialité de l’entreprise sur demande ou sur le site internet de l’entreprise, afin d’en connaitre son ensemble;

10. ÉLECTION DE DOMICILE

10.1 Les parties élisent domicile dans le district judiciaire d’Alma.